Leki, apteki

Przy każdej zmianie ewidencji osób zatrudnionych w aptece podmiot prowadzący aptekę/punkt apteczny proszony jest o dokonanie stosownych zmian w Portalu Świadczeniodawcy.

Zmiany należy dokonywać w następujący sposób:

• Dokonać stosownych zmian personalnych w Portalu Świadczeniodawcy  zakładkach: Moje pełne dane (Portal Potencjału) > Personel>Dodaj personel. Obowiązkowe do wypełnienia są zakładki Dane podstawowe oraz Grupy zawodowe.
• Osobie, której zostaje przedłużone zatrudnienie zależy zaktualizować okres zatrudnienia (zmieniając datę końcową zatrudnienia lub zaznaczając opcję „bezterminowo”) albo dokonać kolejnego wpisu tej samy osoby z nowym (niepokrywającym się) okresem zatrudnienia. Osobie zwalnianej należy wskazać datę końca zatrudnienia.
• Następnie dokonać zmiany poprzez aneksowanie umów w Portalu Świadczeniodawcy: Moje pełne dane (Portal Potencjału) > Aneksowanie umów > następnie należy wybrać odpowiedni rodzaj umowy > Dodaj zgłoszenie zmian do umowy > wybrać z listy personel którego dotyczą zmiany, odpowiednio je zapisać > przekazać  do OW NFZ.
• Po weryfikacji (elektronicznej) zgłoszenia, OW NFZ dokonuje akceptacji oraz oceny wniosku, co jest równoznaczne z zakończeniem procedury zgłoszenia oraz skutecznym otrzymaniem informacji o personelu apteki/punktu aptecznego.

Zgodnie z brzmieniem §3 ust. 2 Rozporządzenia  Ministra Zdrowia w sprawie ogólnych warunków umów na realizację recept oraz ramowego wzoru umowy na realizację recept (t.j. Dz.U. z 2022 r. poz. 787 ze zm.) podmiot prowadzący aptekę dokonuje zgłoszenia zmian ewidencji personelu w formie elektronicznej, w następujących terminach:

• za okres od 1 do 15 dnia danego miesiąca - do pięciu dni roboczych od dnia zakończenia okresu rozliczeniowego;
• za okres od 16 dnia do końca miesiąca - do pięciu dni roboczych od dnia zakończenia okresu rozliczeniowego.

Przykład:

Zgłoszenie pracownika zatrudnionego w dniu 12 lutego 2020 r. - przekazane w okresie od 17 do 21 lutego 2020 r.

Zgłoszenie zakończenia zatrudnienia pracownika w dniu 21 lutego 2020 r. – przekazane w okresie od 2 do 6 marca 2020 r.

Obowiązek zgłaszania zmian ewidencji personelu aptecznego dotyczy magistrów i techników farmacji.

Osoby odbywające staż w aptece nie podlegają zgłoszeniu do MOW NFZ.

W sytuacji, gdy następuje zmiana danych dotyczących podmiotu prowadzącego aptekę/punkt apteczny, nowy podmiot prowadzący aptekę zobowiązany jest do złożenia: 

• wniosku o aneks do umowy na wydawanie refundowanego leku, środka spożywczego specjalnego przeznaczenia żywieniowego oraz wyrobu medycznego na receptę,
• kserokopii decyzji Wojewódzkiego Inspektora Farmaceutycznego zmieniającej zezwolenie na prowadzenie apteki/punktu aptecznego poświadczonej za zgodność z oryginałem przez osobę reprezentującą podmiot prowadzący aptekę (o ile została wydana),
• kserokopii innego dokumentu, na podstawie którego ulegają zmianie dane podmiotu prowadzącego aptekę/punkt apteczny (np. nadanie lub zmiana nazewnictwa ulic lub numerów nieruchomości) poświadczony za zgodność z oryginałem przez osobę reprezentującą podmiot prowadzący aptekę

Wniosek wraz z załącznikami należy złożyć osobiście lub przesłać pocztą na adres właściwej terytorialnie jednostki Małopolskiego Oddziału Wojewódzkiego Narodowego Funduszu Zdrowia.

W przypadku braków we wniosku zostanie wyznaczony termin 14 dni roboczych na uzupełnienie. Niedostarczenie prawidłowego wniosku i załączników w terminie 14 dni roboczych skutkować będzie odrzuceniem wniosku o aneks dotyczący zmiany danych podmiotu prowadzącego aptekę/punkt apteczny.

Na podstawie wniosku i załączonych dokumentów o zmianę danych podmiotu prowadzącego aptekę/punkt apteczny Oddział Funduszu sporządza aneks do umowy na realizację recept.
Aneks jest udostępniany aptece za pośrednictwem Portalu Świadczeniodawcy w zakładce Nowości. Aneks podpisuje podmiot prowadzący aptekę i kierownik apteki. Następnie 3 podpisane egzemplarze aneksu należy złożyć osobiście lub przesłać pocztą na adres właściwej terytorialnie jednostki Małopolskiego Oddziału Wojewódzkiego Narodowego Funduszu Zdrowia. Po podpisaniu aneksu dane nowego podmiotu prowadzącego aptekę zostaną wprowadzone do systemu informatycznego MOW NFZ przez Oddział Funduszu.

Termin na dostarczenie prawidłowo podpisanych i zaparafowanych 3 egzemplarzy aneksu wynosi 14 dni roboczych od daty udostępnienia. W przypadku nie dostarczenia prawidłowych 3 egzemplarzy aneksu w terminie 14 dni roboczych wniosek o aneks dotyczący zmiany danych podmiotu prowadzącego aptekę  zostanie odrzucony.

W sytuacji, kiedy apteka kończy swoją działalność, podmiot prowadzący aptekę/punkt apteczny, który ma zawartą umowę na wydawanie refundowanego leku, środka specjalnego przeznaczenia żywieniowego oraz wyrobu medycznego na receptę z Narodowym Funduszem Zdrowia, zobowiązany jest niezwłocznie powiadomić o tym fakcie Oddział Funduszu.

W takim przypadku należy złożyć do Oddziału Funduszu następujące dokumenty:

• kopię decyzji Wojewódzkiego Inspektora Farmaceutycznego stwierdzającej wygaśnięcie zezwolenia na prowadzenie apteki poświadczoną za zgodność z oryginałem przez osobę reprezentującą podmiot prowadzący aptekę.
• pismo zawierające:
  • informację o dacie zakończenia działalności apteki,
  • informację o miejscu przechowywania recept oraz danych kontaktowych (imię, nazwisko i numer telefonu, adres do korespondencji, mailowy) osoby odpowiedzialnej za zarchiwizowane recepty.

Powyższe dokumenty należy złożyć osobiście lub przesłać pocztą na adres właściwej terytorialnie jednostki Małopolskiego Oddziału Wojewódzkiego Narodowego Funduszu Zdrowia.

Dodatkowo w przypadku rozwiązania umowy podmiot prowadzący aptekę/ punkt apteczny jest zobowiązany do pisemnego powiadomienia oddziału wojewódzkiego NFZ o aktualnych danych adresowych osoby reprezentującej podmiot lub osoby upoważnionej do wydania recept.

Art. 47 a ustawy z dnia 12 maja 2011 r. o refundacji leków, środków spożywczych specjalnego przeznaczenia żywieniowego oraz wyrobów medycznych (Dz.U.2022 r. poz. 463 z ze zm.) „Podmiot prowadzący aptekę lub punkt apteczny, który rozwiąże umowę z oddziałem wojewódzkim Funduszu oraz zakończy prowadzenie działalności, jest obowiązany do powiadamiania tego oddziału, przez okres 5 lat od dnia zakończenia prowadzenia działalności, o aktualnych danych adresowych osoby reprezentującej dany podmiot lub danych osoby upoważnionej do wydania recept w razie nieobecności osoby reprezentującej ten podmiot, w celu umożliwienia Funduszowi dostępu do recept zrealizowanych przez zlikwidowaną aptekę lub punkt apteczny, w terminie 7 dni od dnia, w którym dane te uległy zmianie”.

Natomiast zgodnie z art. 127 da ust. 1 pkt 1 ustawy z dnia 6 września 2001r. Prawo Farmaceutyczne (t.j. t. Dz.U. z 2021.1977 ze zm.) „.Karze pieniężnej w wysokości do 2000 zł podlega podmiot prowadzący aptekę lub punkt apteczny, który wbrew przepisowi art. 47a ustawy z dnia 12 maja 2011 r. o refundacji leków, środków spożywczych specjalnego przeznaczenia żywieniowego oraz wyrobów medycznych nie powiadamia oddziału wojewódzkiego Narodowego Funduszu Zdrowia, który zawarł z tym podmiotem umowę na realizację recept, o aktualnych danych adresowych osoby reprezentującej dany podmiot lub danych osoby upoważnionej do wydania recept w razie nieobecności osoby reprezentującej ten podmiot w terminie 7 dni od dnia, w którym dane te uległy zmianie”.

Należy pamiętać o konieczności aktualizowania i przekazywania do MOW NFZ informacji o zmianie miejsca przechowywania recept lub danych kontaktowych osoby odpowiedzialnej za zarchiwizowane recepty.

Umowa na realizację recept wygasa z dniem ostatecznego uchylenia, stwierdzenia nieważności, stwierdzenia wygaśnięcia lub cofnięcia zezwolenia na prowadzenie apteki.

W sytuacji, gdy nie zaistniały przesłanki do wygaśnięcia zezwolenia na prowadzenie apteki (apteka nie kończy działalności), podmiot prowadzący aptekę może rozwiązać umowę na realizację recept z zachowaniem miesięcznego okresu wypowiedzenia dokonanego na koniec miesiąca kalendarzowego.

W tym celu należy przekazać do MOW NFZ :

• wypowiedzenie umowy na realizację recept ze wskazaniem numeru umowy, podpisane przez podmiot prowadzący aptekę/punkt apteczny (zgodnie ze sposobem reprezentacji wynikającej z KRS, wszystkich wspólników spółki cywilnej lub zgodnie z aktualnym upoważnieniem ) lub inną osobę upoważnioną przez podmiot;
• informację o miejscu przechowywania recept oraz dane kontaktowe (imię, nazwisko i numer telefonu, adres do korespondencji, mailowy) osoby odpowiedzialnej za zarchiwizowane recepty.

Podstawa prawna:

• § 10 ust. 1-3 Ogólnych Warunków Umów stanowiących załącznik nr 1 do Rozporządzenia Ministra Zdrowia z 8 grudnia 2011r. w sprawie ogólnych warunków umów na realizację recept oraz ramowego wzoru umowy na realizację recept (t.j. Dz. U. z 2021 r. poz. 337 ze zm.);
• Art. 47a ustawy z dnia 12 maja 2011 r. o refundacji leków, środków spożywczych specjalnego przeznaczenia żywieniowego oraz wyrobów medycznych (t.j. Dz.U. z 2022 r. poz.463 ze zm.);
• Art. 127 da ustawy z dnia 6 września 2001 r. Prawo farmaceutyczne (t.j. Dz.U. z 2021 r. poz. 1977 ze zm.).