Dla świadczeniodawcy

W ramach doskonalenia systemów informatycznych Narodowego Funduszu Zdrowia, od 2009 roku systematycznie wdrażane są zunifikowane na terenie całego kraju techniczne warunki walidacji i weryfikacji sprawozdań za wykonane usługi. Reguły wprowadzono w celu ujednolicenia zasad i kryteriów przeprowadzanych w OW NFZ sprawdzeń oraz umożliwienia Świadczeniodawcom uporządkowania sprawozdawczości, zgodnie z obowiązującymi przepisami.

Wykaz aktualnie obowiązujących sprawdzeń z zakresu weryfikacji świadczeń zdrowotnych 

Świadczenia opieki zdrowotnej sprawozdane komunikatem „SWIAD” przez świadczeniodawców posiadających zawarte umowy z Małopolskim OW NFZ, weryfikowane są za pomocą centralnych reguł walidacji i weryfikacji. Sprawozdane świadczenia podlegają również okresowym weryfikacjom kontrolnym. W przypadku wystąpienia błędów na sprawozdanych świadczeniach, świadczeniodawca zobowiązany jest do korekty zakwestionowanych pozycji lub złożenie stosowanego wyjaśnienia do Małopolskiego OW NFZ.

Wyniki zweryfikowanych świadczeń publikowane są na  Portalu Świadczeniodawcy w zakładce „Kompleksowy przegląd weryfikacji świadczeń”.

Procedura przeniesienia praw i obowiązków wynikających z umowy o udzielanie świadczeń opieki zdrowotnej przeprowadzana jest na podstawie art. 155 ust. 5 ustawy z dnia 27 sierpnia 2004 r. o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych, zgodnie z którym „Jeżeli umowa o udzielanie świadczeń opieki zdrowotnej nie stanowi inaczej, przeniesienie na osobę trzecią praw i obowiązków wynikających z umowy wymaga pisemnej zgody Prezesa Funduszu.”

Procedura ta stanowi wyjątek od ogólnej reguły związanej z przystąpieniem Świadczeniodawcy do postępowania konkursowego, zasadą jest bowiem zawieranie przez Fundusz umów o udzielanie świadczeń opieki zdrowotnej po przeprowadzeniu postępowania w trybie konkursu ofert albo rokowań. Jedynie w sytuacjach wyjątkowych, uzasadnionych okolicznościami natury faktycznej lub prawnej, których zaistnienia nie można było w żaden sposób przewidzieć, a których zaistnienie ma wpływ na dostępność lub jakość udzielania świadczeń, możliwe jest przeniesienie praw i obowiązków wynikających z zawartej umowy. Wskazany artykuł Ustawy określa, iż Prezes Funduszu posiada uprawnienie (nie obowiązek) do przeprowadzenia procedury cesyjnej, a decyzja jest wydawana dopiero po przeprowadzeniu pełnej procedury.

Procedurę w tym zakresie wszczyna złożenie pisemnego Wniosku o wyrażenie zgody na przeniesienie praw i obowiązków wynikających z umowy/umów o udzielanie świadczeń opieki zdrowotnej.

Integralną część wniosku stanowią dokumenty potwierdzające m.in. spełnienie przez Nabywcę wszelkich warunków formalnych pozwalających na udzielanie świadczeń opieki zdrowotnej oraz spełnianie wszelkich kryteriów merytorycznych analogicznych jak podlegające ocenie w postępowaniu w sprawie zawarcia umów o udzielanie świadczeń opieki zdrowotnej. Złożona dokumentacja winna być zgodna ze stanem faktycznym i prawnym oraz winna być opatrzona podpisem lub parafą osoby upoważnionej do reprezentowania Zbywcy i Nabywcy. Komplet wszystkich dokumentów należy złożyć nie później niż na jeden miesiąc przed planowaną datą przeniesienia praw i obowiązków wynikających z umowy o udzielanie świadczeń opieki zdrowotnej.

Oferenci ubiegający się o zawarcie umowy w pierwszej kolejności winni uzyskać dostęp do Portalu Świadczeniodawcy, służącego do rejestracji potencjału świadczeniodawców, poprzez podpisanie umowy upoważniającej do korzystania z Portalu NFZ. 

W celu uzyskania dostępu do Portalu Świadczeniodawcy wszystkie podmioty muszą przedstawić odpowiednie dokumenty - konieczne do zarejestrowania w bazie danych MOW NFZ w Krakowie.

Wykaz koniecznych dokumentów - w zależności od formy prowadzonej działalności

Kopie wymienionych dokumentów (komplet) - należy złożyć w siedzibie MOW NFZ:

dziennik podawczy:

• ul. Józefa 21
• ul. Batorego 24

lub przesłać pocztą na adres:

• ​MOW NFZ ul. Józefa 21, 31-056 Kraków.

W celu przyspieszenia procesu nadania identyfikatora istnieje również możliwość przesłania kompletu dokumentów na adres mailowy radoslaw.obuchowicz@nfz-krakow.pl lub faksem pod numer 12 29 88 223. 

Składając dokumenty prosimy o dołączenie adresu mailowego oraz  numeru telefonu kontaktowego do Podmiotu Leczniczego, na który możliwe będzie przekazanie Państwu informacji o nadanym dla Państwa identyfikatorze i haśle dostępu do Internetowego Systemu Informacyjnego (ISI). Prosimy również o przygotowanie pisma przewodniego posiadającego nagłówek „Dotyczy: dostępu do Systemu Obsługi Potencjału”. W serwisie ISI, po zalogowaniu za pomocą nadanego hasła, dostępna będzie do pobrania umowa o korzystaniu z Portalu Świadczeniodawcy oraz funkcjonalność pozwalająca przygotować formularz rejestracyjny użytkownika Portalu. 

Szczegółowe informacje o procedurze uzyskiwania dostępu do Portalu znajdują się w ogólnodostępnej części ISI.

Uzyskanie dostępu do Portalu

Uzyskanie dostępu do Portalu (nowe podmioty)

Po otrzymaniu haseł dostępu, w celu korzystania z portalu należy wejść na stronę Portal Świadczeniodawcy (z użyciem protokołu SSL) i zalogować się do portalu. System Obsługi Potencjału (SOP) dostępny jest po zalogowaniu się w „Portalu Świadczeniodawcy” – [Moja struktura organizacyjna] – wybrać [Moje Pełne Dane] (Portal Potencjału). 

Szczegółowa instrukcja obsługi SOP  

Rejestracja danych potencjału świadczeniodawcy obejmuje:

• zebranie informacji o personelu realizującym świadczenia opieki zdrowotnej wraz z danymi o zatrudnieniu personelu oraz harmonogramami pracy personelu w jednostkach opieki zdrowotnej,
• zebranie informacji o strukturze organizacyjnej świadczeniodawców, rozumianej jako hierarchia: świadczeniodawca, jednostki organizacyjne świadczeniodawcy, komórki organizacyjnej świadczeniodawcy, identyfikowanej poprzez system kodów resortowych,
• zebranie informacji o lokalizacjach wykorzystywanych przez świadczeniodawców do realizacji świadczeń opieki zdrowotnej;
• zebranie informacji o sprzęcie wykorzystywanym przez świadczeniodawców do realizacji świadczeń opieki zdrowotnej,
• zebranie informacji o podwykonawcach świadczeniodawców uczestniczących w realizacji świadczeń opieki zdrowotnej,
• zebranie dodatkowych informacji o potencjale do realizacji świadczeń opieki zdrowotnej w postaci centralnie definiowanych ankiet wypełnianych przez świadczeniodawców,
• zebranie informacji o produktach handlowych oferowanych w ramach realizacji planowanej umowy.

Zarejestrowane w systemie dane o potencjale świadczeniodawcy umożliwiają Narodowemu Funduszowi Zdrowia:

• stworzenie spójnych, aktualizowanych na bieżąco rejestrów danych potencjału świadczeniodawców,
• ocenę potencjału świadczeniodawców do realizacji świadczeń opieki zdrowotnej,
• wykorzystanie danych potencjału w procesie ofertowania,
• wykorzystanie informacji o zmianie danych potencjału w procesie obsługi umów o udzielanie świadczeń opieki zdrowotnej,
• wykorzystanie danych potencjału w procesie kontroli poprawności realizacji umów o udzielanie świadczeń opieki zdrowotnej potencjału własnego poprzez wprowadzenie własnych danych.

Po dokonaniu aktualizacji ww. danych, oferent generuje w SOP profil ofertowy. 

Kolejnym krokiem jest  pobranie definicji postępowania i import do aplikacji ofertowanie. Pobranie właściwych definicji postępowania  z Portalu Świadczeniodawcy - Informator o postępowaniach na udzielanie świadczeń opieki zdrowotnej  

APLIKACJA OFERTOWANIE
Postępowanie wymaga najwyższej wersji aplikacji Ofertowanie obsługującej format ssx2, którą należy pobrać ze strony internetowej Małopolskiego OW NFZ - Portal ISI aplikacja ofertowanie 

Szczegółowe informacje dot. dokumentacji składającej się na ofertę w formie pisemnej i elektronicznej zawierają zapisy zarządzenia nr 18/2017/DSOZ Prezesa NFZ z 14.03.2017 r. ze zm. Natomiast regulacje dot. sposobu składania oraz właściwego oznakowania,  zapakowania i podpisania oferty zawarte są w § 15-19  ww. zarządzenia (Rozdział 3 – Sposób składania ofert)

Szczegółowe materiały informacyjne dotyczące pozostałej dokumentacji jaką należy złożyć wraz z ofertą w danym rodzaju świadczeń dostępne są na stronie internetowej Małopolskiego OW NFZ - Kontraktowanie  – Materiały informacyjne 

Podstawy prawne postępowań (w trybie konkursu ofert lub rokowań) w sprawie zawarcia umów o udzielenie świadczeń opieki zdrowotnej

Zgodnie § 7 ust.3 Ogólnych warunków umów o udzielanie świadczeń opieki zdrowotnej stanowiących załącznik do rozporządzenia Ministra Zdrowia z dnia 8 września 2015 r., w sprawie ogólnych umów o udzielanie świadczeń opieki zdrowotnej (j.t. Dz. U. 2016 r., poz. 1146, ze zm, zwanych dalej „OWU”) zmiana określonego w umowie miejsca udzielania świadczeń następuje na pisemny wniosek świadczeniodawcy. Dyrektor oddziału wojewódzkiego Funduszu rozpatruje wniosek w terminie 14 dni od dnia jego otrzymania i udziela zgody albo odmawia jej wydania w formie pisemnej.

Dyrektor oddziału wojewódzkiego Funduszu może odmówić wydania zgody (§7 ust. 4 OWU), w przypadku gdy zmiana określonego w umowie miejsca udzielania świadczeń może spowodować ograniczenie dostępności do świadczeń lub pomieszczenia nie spełniają wymogów określonych w §7 ust.1 OWU.

Małopolski OW NFZ w celu utrzymania właściwej dostępności do świadczeń, przy rozpatrywaniu wniosków o zmianę miejsca udzielania świadczeń każdorazowa sprawdza czy proponowana zmiana mieści się w obrębie przyjętego obszaru kontraktowania.

Przebieg procedury utworzenia nowego miejsca udzielania świadczeń

• złożenie stosownego wniosku w wersji papierowej ze wskazaniem rodzaju i zakresu świadczeń, który będzie realizowany w nowym miejscu udzielania świadczeń; przewidywanej daty rozpoczęcia udzielania świadczeń oraz informacji o wysokości planu umowy dla nowego miejsca udzielania świadczeń,
• złożenie stosownych dokumentów: oświadczenie o wpisie do rejestru podmiotów wykonujących działalność leczniczą (wpis danej komórki organizacyjnej); aktualna opinia/decyzja sanitarno-epidemiologiczną (dotyczącą danej poradni/oddziału, ewentualnie z zaopiniowanym gabinetem diagnostyczno-zabiegowym, czy programem dostosowawczym - jeśli dotyczy danej poradni); wykaz personelu odrębny dla poszczególnych poradni specjalistycznych/oddziałów; harmonogramy pracy poradni/czasy pracy personelu; wykazy sprzętu; wykazy podwykonawców,

Przy przygotowywaniu poszczególnych dokumentów należy uwzględnić obowiązujące przepisy/akty prawne tj.

• zarządzenia Prezesa Narodowego Funduszu Zdrowia w sprawie określenia warunków zawierania i realizacji umów w poszczególnych rodzajach świadczeń.
• Ogólne warunki umów o udzielanie świadczeń opieki zdrowotnej stanowiące załącznik do rozporządzenia Ministra Zdrowia z dnia 8 września 2015 r., (j.t. Dz. U. 2016 r., poz. 1146, ze zm).
• rozporządzenia Ministra Zdrowia w sprawie świadczeń gwarantowanych z poszczególnych zakresach świadczeń.

Propozycja zmian musi uwzględniać również zgodność z deklaracjami zawartymi w ofertach w postępowaniu konkursowym.

Po przesłaniu poprawnego kompletu dokumentów do tut. Oddziału pracownicy Małopolskiego OW NFZ ustalają ze świadczeniodawcą termin wizytacji nowego miejsca udzielania świadczeń.

Celem wizytacji jest porównanie informacji zawartych we wniosku ze stanem faktycznym, a także przeprowadzenie oceny warunków realizacji świadczeń pod względem zgodności z wymaganiami określonymi w odpowiednich aktach prawnych.

Pracownicy MOW NFZ przeprowadzają wizytację na podstawie odpowiednich upoważnień udzielonych przez Dyrektora MOW NFZ. Sporządzają z takiej wizytacji stosowną dokumentację: pisemną (np. protokół oględzin, a w razie potrzeby protokół przyjęcia: ustnych wyjaśnień, czy ustnego oświadczenia), fotograficzną (poszczególnych gabinetów, sprzętu medycznego i warunków dostosowawczych dla osób niepełnosprawnych /WC, podjazdy, ewentualnie winda).

Świadczeniodawca zobowiązany jest do:

• reprezentowania podmiotu leczniczego w osobie Kierownika poradni/placówki bądź osoby upoważnionej przez niego,
• udostępnienia pomieszczeń, w których mają być udzielane świadczenia,
• udostępnienia sprzętu i aparatury medycznej,
• przygotowania stosownych dokumentów (szczegóły zazwyczaj ustalane są z pracownikami MOW NFZ, a należą do nich głównie: dokument potwierdzający prawo do lokalu, w którym mają być udzielane świadczenia; dokumenty potwierdzające kwalifikacje poszczególnych pracowników danej poradni (np. w przypadku lekarzy oprócz prawa wykonywania zawodu, niezbędne są dyplomy specjalizacji, ewentualnie karty specjalizacji jeżeli dana specjalizacja jest w trakcie. W niektórych zakresach istotne są opinie kierowników danej specjalizacji umożliwiające samodzielną pracę lekarza w danej poradni, a czasami niezbędne jest poświadczenia doświadczenia pracy w danym oddziale zgodnym z profilem danej poradni, certyfikaty umiejętności np. w pracowniach endoskopowych.
• Należy również przygotować paszporty techniczne sprzętu lub aparatury medycznej z aktualnymi przeglądami bądź karty gwarancyjne, certyfikaty ISO lub CMUJ; umowy podwykonawcze niezbędne przy realizacji świadczeń z uwzględnieniem umów w ramach pakietu onkologicznego – jeśli Świadczeniodawca taki posiada /umowa podwykonawcza musi zawierać niezbędne elementy tj. okres obowiązywania umowy, zakres świadczeń podwykonawczych i zapis o poddaniu się zleceniobiorcy kontroli NFZ na zasadach określonych w Ustawie z dnia 27 sierpnia 2004r. o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych (t.j. Dz.U. z 2019 r. poz. 1373 ze zm.).

Wszystkie dokumenty przedstawiane podczas wizytacji muszą być potwierdzone za zgodność z oryginałem.

W przypadku negatywnego wyniku kontroli lub propozycji udzielania świadczeń w nowym miejscu poza pierwotnym obszarem kontraktowania (powodującym spadek dostępności do świadczeń) - procedura zostaje zakończona poprzez wysłanie do świadczeniodawcy pisma o braku zgody wraz uzasadnieniem takiej decyzji.

W przypadku pozytywnego wyniku kontroli, a także pozytywnej weryfikacji wyżej opisanych dokumentów wraz z uwzględnieniem obszaru kontraktowania - świadczeniodawca otrzymuje pismo zawierające zgodę na zmianę miejsca udzielania świadczeń określonego w umowie/ utworzenie nowego miejsca udzielania świadczeń.

Świadczeniodawca po uzyskaniu przedmiotowej zgody zobowiązany jest do przesłania wersji elektronicznej wniosku poprzez Portal Świadczeniodawcy, który zawiera wszystkie dane dotyczące nowego miejsca udzielania świadczeń tj. wykaz personelu, harmonogram poradni, wykaz sprzętu, wykaz podwykonawców.

Świadczeniodawca zobowiązany jest również do uaktualnienia wszystkich danych w Systemie Obsługi Potencjału.

Po dokonaniu wszelkich formalności do Świadczeniodawcy zostają wysłane 2 jednobrzmiące egzemplarze aneksu do umowy, które winien podpisać i odesłać do MOW NFZ.