Dla świadczeniodawcy

Komunikat dla składających oferty w ogłoszonych postępowaniach konkursowych w rodzaju Profilaktyczne Programy Zdrowotne

W odpowiedzi na pytania Oferentów Małopolski Oddział Wojewódzki NFZ w Krakowie przekazuje poniżej dodatkowe informacje dla składających oferty w ogłoszonych postępowaniach konkursowych w rodzaju Profilaktyczne Programy Zdrowotne.

OKREŚLENIA:

FORMULARZ OFERTOWY - rozumie się przez to pisemną, zunifikowaną część oferty zawierającą ofertę rzeczową i cenową wraz z opisem proponowanego potencjału wykonawczego Oferenta i odpowiedziami na pytania ankietowe (wydruk z aplikacji NFZ-KO złożony z VIII części: Dane identyfikacyjne Oferenta, Wykaz podwykonawców, Wykaz miejsc udzielania świadczeń, Wykaz personelu, Wykaz zasobów, Szczegóły oferty, Podsumowanie, Ankiety);

OFERTA - rozumie się przez to ofertę w rozumieniu przepisów Kodeksu cywilnego złożoną przez Oferenta, zgodnie z przedmiotem postępowania określonym w ogłoszeniu o postępowaniu; oferta składa się z formularza ofertowego (patrz wyżej) wraz z danymi o charakterze informacyjnym dotyczącymi Oferenta oraz innych dokumentów wymaganych od Oferenta w danym postępowaniu (wszystkie składane oświadczenia, wyjaśnienia i dodatkowe dokumenty);

INFORMACJE PODSTAWOWE:

• Zapoznaj się z aktami prawnymi wymienionymi w ogłoszeniu o postępowaniu, pamiętając o wszystkich zmianach wskazanych przepisów, a szczególnie z zarządzeniem nr 18/2017/DSOZ Prezesa Narodowego Funduszu Zdrowia z  dnia 14 marca 2017 r. w sprawie warunków postępowania dotyczącego zawierania umów o udzielanie świadczeń opieki zdrowotnej ze zm. zwanych dalej zarządzeniem w sprawie warunków, które określa:
  • sposób przygotowania oferty oraz
  • sposób składania ofert.
• Pamiętaj, że dane przedstawione w ofercie powinny być zgodne ze stanem faktycznym oraz wymaganiami określonymi w aktach prawnych.
• Zwróć uwagę na techniczną możliwość odczytu treści nośnika elektronicznego przesłanego przez Oferenta jak i jej zgodność (płytki CD albo DVD+R) z wersją papierową, gdyż najczęściej popełniane przez Oferentów to: oferta w wersji elektronicznej zapisana w niepoprawnym formacie, brak zapisanego pliku na nośniku elektronicznym, brak nośnika elektronicznego lub niewłaściwie opisany nośnik elektroniczny. Prawidłowy opis nośnika powinien zawierać:
  • wyraz „oferta”;
  • nazwę i adres Oferenta;
  • kod i przedmiot postępowania.
• W części dotyczącej zasobów wybierz ze Słownika wszystkie nazwy sprzętu wymienione w rozporządzeniu w sprawie świadczeń gwarantowanych, pamiętając o wskazaniu wymaganych cech dodatkowych sprzętu. Jeżeli w rozporządzeniu jest wskazana nazwa sprzętu w liczbie mnogiej, wskaż liczbę mnogą zasobu.
• Udzielając odpowiedzi na pytania w ankiecie pamiętaj by były one zgodne ze stanem faktycznym W przypadku pytań dotyczących posiadanego sprzętu i personelu pamiętaj by odpowiedzi znajdowały odzwierciedlenie w formularzu ofertowym (np. w sytuacjach gdy kryterium dodatkowo ocenianym jest posiadanie określonego specjalisty - by był on wykazany w ofercie, jeżeli 50% ogółu czasu pracy pracowni ma stanowić lekarz z określoną specjalizacją to liczba godzin jego pracy wskazana w ofercie musi odzwierciedlać spełnienie tego kryterium).
• Możesz uzupełnić złożoną przez siebie ofertę pod warunkiem, że Oddział Funduszu otrzyma pisemne powiadomienie o uzupełnieniu oferty przed upływem terminu składania ofert. Powiadomienie winno być oznaczone w taki sam sposób jak oferta oraz zawierać dodatkowo wskazanie „UZUPEŁNIENIE OFERTY”.
• Możesz również wycofać złożoną ofertę (przed upływem terminu składania ofert), pod warunkiem, że Oddział Funduszu otrzyma pisemne oświadczenie o wycofaniu oferty. W przypadku wycofania złożonej oferty, przed upływem terminu składania ofert, możesz złożyć nową ofertę (jeżeli nie upłynął jeszcze czas na ich składanie określony w ogłoszeniu).
• Po upływie terminu składania ofert, Oferent jest związany ofertą do czasu rozstrzygnięcia postępowania. Nie pozwala to na dokonywanie zmian czy uzupełnianie zasobów wykazanych w ofercie, nawet w przypadku stwierdzenia pomyłki (np. Oferent posiada wymagany sprzęt, ale nie wykazał go w ofercie).

PRZED SPAKOWANIEM I WYSŁANIEM OFERTY SPRAWDŹ:

• Czy oferta (każda strona) została podpisana przez osoby uprawnione do reprezentowania Oferenta?

WAŻNE: Ofertę stanowi nie tylko formularz ofertowy wydrukowany z udostępnionego zapytania, ale również wszystkie dołączone dokumenty (wymagane załączniki, jak również np. dokumenty potwierdzające kwalifikacje personelu). Każda zapisana strona powinna być podpisana (pustych stron nie numerujemy i nie parafujemy!) 

• Czy kolejne strony oferty zostały opatrzone numerem kolejnym?

WAŻNE: Ofertę stanowi nie tylko formularz ofertowy wydrukowany z udostępnionego zapytania, ale również wszystkie dołączone dokumenty.  Zachowaj ciągłość numerowania dokumentów w ofercie (pierwszy dokument „dodatkowy” po ponumerowaniu formularza ofertowego winien mieć numer kolejny, np. jeżeli formularz ofertowy kończy się np. na stronie 40, to numeracja dołączonych dokumentów powinna rozpoczynać się od numeru 41). Zwróć uwagę na prawidłowość numerowania, sprawdź czy poszczególne numery nie zostały zdublowane lub czy nie pominąłeś którejś strony i nie pozostała ona bez kolejnego numeru.

• Czy oferta zawiera załączniki wymienione w Zarządzeniu Nr 18/2017/DSOZ Prezesa Narodowego Funduszu Zdrowia, tj.:
  • Oświadczenie Oferenta o wpisach do rejestrów, ewidencji i posiadanych koncesjach - załącznik nr 2;

WAŻNE: wypełnij  załącznik w częściach dotyczących prowadzonej działalności odpowiednio dla podmiotów leczniczych lub praktyk zawodowych oraz wpisów w KRS lub CEiDG.

Należy również pamiętać, że kryterium wpisu do rejestru jest spełnione, jeżeli wpis jest ujawniony w księdze rejestrowej Oferenta. Oferta winna być złożona na miejsce/a udzielania świadczeń zgodne z rejestrem (należy zwrócić uwagę na poszczególne części kodów resortowych).

• Kopię umowy spółki cywilnej lub wyciąg z tej umowy zawierający postanowienia o zasadach reprezentacji spółki albo uchwała wspólników spółki cywilnej w przedmiocie zasad reprezentacji spółki,

DOTYCZY: Oferentów wykonujących działalność leczniczą w formie spółki cywilnej.

• Kopię polisy lub innego dokumentu potwierdzającego zawarcie przez Oferenta umowy ubezpieczenia  odpowiedzialności cywilnej Oferenta za szkody wyrządzone w związku z udzielaniem świadczeń w zakresie przedmiotu postępowania na okres obowiązywania umowy;

WAŻNE: dokument powinien obowiązywać przez cały okres obowiązywania umowy, tj. przez okres 5 lat. W sytuacji kiedy składany dokument nie obejmuje całego okresu obowiązywania umowy należy złożyć dodatkowo oświadczenie, że umowa ubezpieczenia odpowiedzialności cywilnej zostanie zawarta na cały okres obowiązywania umowy (Przypominamy, że sumy gwarantowane wskazane w polisie OC muszą być zgodne z sumami wskazanymi w: Rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 29 kwietnia 2019 r. w sprawie obowiązkowego ubezpieczenia odpowiedzialności cywilnej podmiotu wykonującego działalność leczniczą (Dz.U. z 2019 r.,
poz. 866 ze zm.) albo rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 22 grudnia 2011 r. w sprawie obowiązkowego ubezpieczenia odpowiedzialności cywilnej świadczeniodawcy niebędącego podmiotem wykonującym działalność leczniczą, udzielającego świadczeń opieki zdrowotnej (Dz.U. z 2011 r., nr 293, poz. 1728), odpowiednio do formy prowadzonej działalności.

• Kopie umów zawartych z podwykonawcami wskazanymi w części II formularza ofertowego. Kopie umów (bez postanowień określających finansowanie) powinny zawierać zastrzeżenie o prawie Funduszu do przeprowadzenia kontroli na zasadach określonych w ustawie o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych (przykładowy zapis w umowie  z podwykonawcą: „Zleceniobiorca wyraża zgodę do przeprowadzenia kontroli na zasadach określonych w ustawie z dnia 27 sierpnia 2004 r. o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych w zakresie wynikającym z umowy zawartej przez Zleceniodawcę z Funduszem”).

WAŻNE: Wykaz podwykonawców winien zawierać tylko takich podwykonawców, którzy współpracują przy realizacji danego zakresu świadczeń. Daty obowiązywania dołączonych umów oraz zakres na jaki zostały zawarte winny być zgodne z danymi w formularzu ofertowym.

Wykaz podwykonawców w formularzu ofertowym powinien obejmować wszystkie umowy współpracy. Jeżeli jakaś umowa się w nim nie znajdzie, należy dołączyć odrębny wykaz podwykonawców z uwzględnieniem dat obowiązywania umowy i zakresu na jaki została zawarta.

Dołączone umowy powinny być zgodne z wykazem podwykonawców znajdującym się w cz. II Formularza ofertowego tj. Wykaz podwykonawców.

• Oświadczenie o samodzielnej realizacji umowy;

DOTYCZY: Oferentów, którzy nie wykażą w części II formularza ofertowego żadnych podwykonawców i będą realizować umowę bez udziału podwykonawców

• Oświadczenie Oferenta zgodne ze wzorem określonym w załączniku nr 3;
• Wzór podpisu i parafy osoby podpisującej formularz ofertowy i ofertę – załącznik nr 6;
• Wniosek w sprawie rachunku bankowego- załącznik nr 7;
• Pełnomocnictwo do składania oświadczeń woli w imieniu Oferenta, w szczególności do złożenia oferty, udzielone przez osobę lub osoby, których prawo do reprezentowania Oferenta wynika z dokumentów przedstawionych wraz z ofertą.

DOTYCZY: przypadków, gdy Oferent jest reprezentowany przez pełnomocnika  - przykład:  3 osoby łącznie uprawnione do reprezentacji podmiotu mogą udzielić wspólnie pełnomocnictwa innej osobie do reprezentacji podmiotu. Powyższa sytuacja oznacza, że całą ofertę (tj. Formularz ofertowy oraz pozostałe dokumenty dołączone do oferty) podpisuje tylko ta osoba, której udzielono pełnomocnictwo i tylko ona wypełnia zał. nr 6 do zarządzenia Prezesa NFZ nr 18/2017/DSOZ ze zm. tj. Wzór podpisu i parafy.

PONADTO DO OFERTY MOŻNA DOŁĄCZYĆ*:

1. Zgodę na przekazywanie przez komisję konkursową oświadczeń i zawiadomień za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej, bez zachowania wymogów dotyczących bezpiecznego podpisu elektronicznego w rozumieniu ustawy z dnia 18 września 2001 o podpisie elektronicznym (Dz. U. z 2013 r. poz. 262 oraz z 2014 r. poz. 1662) - załącznik nr 9;

WAŻNE: składane w przypadku, gdy wyrażamy zgodę na doręczanie przez komisję konkursową oświadczeń i zawiadomień za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej. Pamiętaj o prawidłowym wpisaniu adresu e-mail. Na bieżąco sprawdzaj skrzynkę pocztową wskazaną w złożonym dokumencie. Każdorazowo po otrzymaniu informacji drogą e-mail potwierdzaj otrzymanie wiadomości. 

2. Oświadczenie Oferenta o zastrzeżeniu informacji stanowiących tajemnicę przedsiębiorcy - załącznik nr 8;

WAŻNE: Niedopuszczalne jest zastrzeżenie całej oferty!

Oświadczenie o zastrzeżeniu całej oferty jest nieskuteczne. Pozostawienie niezastrzeżonej wyłącznie części, której w ofercie i tak nie ma, np. wykaz pojazdów również powoduje nieważność dokumentu.

Termin złożenia lub modyfikacji oświadczenia upływa w dniu poprzedzającym dzień ogłoszenia o rozstrzygnięciu postępowania.

WAŻNE: Ponadto zwracamy uwagę na podawanie aktualnych danych kontaktowych (w ofercie wskaż taki numer telefonu, który umożliwi możliwie najszybszy i najskuteczniejszy kontakt z Oferentem ).

3. Kserokopie wszystkich dokumentów potwierdzających posiadanie przez każdą osobę personelu medycznego zgłoszonego w ofercie wymaganych kwalifikacji (dot. specjalizacji, ukończonych kursów, udokumentowanych umiejętności, potwierdzonego doświadczenia /stażu pracy) do realizacji świadczeń, zgodnie z wymaganiami określonymi rozporządzeniem Ministra Zdrowia z dnia 15  maja 2013 r. w sprawie świadczeń gwarantowanych z zakresu programów zdrowotnych (t.j. Dz.U. z 2023 r., poz. 916 ze zm.) oraz Zarządzeniem Nr 111/2022/DSOZ Prezesa Narodowego Funduszu Zdrowia z dnia 2 września 2022 r. w sprawie określenia warunków zawierania i realizacji umów o udzielanie świadczeń opieki zdrowotnej w rodzaju programy zdrowotne – w zakresach: profilaktyczne programy zdrowotne (ze zm.) - dla zakresu świadczeń będącego przedmiotem postępowania
4. Wszelkie informacje na temat cech dodatkowych sprzętu, jeżeli nie były one dostępne w Słowniku zasobów;
5. Dokumenty potwierdzające gotowość udzielania świadczeń od pierwszego dnia obowiązywania umowy o udzielanie świadczeń opieki zdrowotnej przez każdą z osób wskazanych w ofercie. Może to być umowa cywilnoprawna, umowa o pracę lub pisemne zobowiązanie do zawarcia jednej z tych umów lub oświadczenie potwierdzające gotowość udzielania świadczeń od pierwszego dnia obowiązywania umowy o udzielanie świadczeń opieki zdrowotnej wraz ze wskazaniem deklarowanego wymiaru czasu pracy w ofercie, podpisane przez każdą z osób wymienionych w formularzu ofertowym. Potwierdzenie gotowości winno być opatrzone podpisem pracownika, jak również Oferenta.
6. Posiadane Certyfikaty ISO w przypadku, gdy w Ankiecie zadeklarowane zostało ich posiadanie. Certyfikat winien obowiązywać w całym okresie obowiązywania umowy, tj. przez 5 lat.  W przypadku, gdy przedstawiony Certyfikat obowiązuje w okresie krótszym należy dołączyć dodatkowo Oświadczenie, zawierające zobowiązanie się do posiadania Certyfikatu wydanego w tożsamym zakresie przez cały okres obowiązywania umowy.

• Kryterium posiadania certyfikatu systemu zarządzania, zwanego dalej „certyfikatem”, jest spełnione, jeżeli:

1. certyfikat ma zastosowanie w przedmiocie postępowania, na który złożono ofertę;
2. certyfikat obejmuje miejsce/a udzielania świadczeń wskazane w ofercie;
3. certyfikat jest wydany przez jednostkę certyfikującą systemy zarządzania posiadającą akredytację udzieloną przez Polskie Centrum porozumienia o wzajemnym uznawaniu „EA Multilateral Agreement” i jest opatrzony symbolem akredytacji jednostki akredytującej;
4. certyfikat jest wydany w zakresie systemów zarządzania: ISO 9001, ISO/IEC 27001, ISO 17025 lub 15189 - zgodnie z ich przyporządkowaniem do poszczególnych zakresów świadczeń wynikającym z załączników do rozporządzenia;
5. akredytacja, o której mowa w pkt 3, obejmuje certyfikację systemów zarządzania wymienionych w pkt 4 oraz jest wydana w zakresie usług medycznych (branża „Zdrowie i opieka społeczna” zgodnie z kodem 38 EA, w przypadku: ISO 9001, ISO 14001, PN-N 18001 lub OHSAS 18001).

*BRAK WSKAZANYCH DOKUMENTÓW WYDŁUŻY PROCES WERYFIKACJI OFERTY, PONIEWAŻ, OFERENT ZOSTANIE O NIE DODATKOWO POPROSZONY PRZEZ KOMISJĘ KONKURSOWĄ

 UWAGA:

• Kopie wszystkich dokumentów winny być poświadczone za zgodność z oryginałem przez osoby uprawnione do reprezentowania Oferenta (dokumenty te mają być opatrzone adnotacją „za zgodność z oryginałem” wraz z podpisem osoby uprawnionej, pieczęcią i datą);
• Oferent, który deklaruje spełnianie warunku podlegającego ocenie, jest obowiązany go spełniać w okresie związania ofertą (na dzień złożenia Oferty) oraz przez cały okres realizacji umowy (postępowania ogłoszone na okres 5 lat);
• Oferent, który zadeklarował spełnianie określonego warunku podlegającego ocenie (chodzi o warunki dodatkowo oceniane), jest obowiązany go spełniać dodatkowo ponad warunki realizacji świadczeń określone w rozporządzeniu w sprawie świadczeń gwarantowanych;
• Każdy Oferent ma prawo przygotowania dodatkowych oświadczeń, wyjaśnień, itd. w formie pisemnej i dołączenia ich na etapie składania oferty.

OFERTĘ NALEŻY ZŁOŻYĆ:

• w oddziale Funduszu w terminie i miejscu określonym w ogłoszeniach o postępowaniach,
• na właściwy obszar (do właściwego postępowania konkursowego) i na właściwy zakres świadczeń,
• zgodnie z formatem zapytań ofertowych i towarzyszących im wzorów ankiet obowiązujących w danym postępowaniu,
• Wydrukowany formularz ofertowy oraz nośnik elektroniczny  należy spakować do odrębnej, opisanej i zaklejonej koperty. Opis koperty powinien zawierać następujące informacje:
  • wyraz: „oferta” na 2024 r.,
  • nazwa i adres Oferenta;
  • kod i przedmiot postępowania.
• Do oferty w osobnej kopercie należy dołączyć pozostałe wyżej wymienione  dokumenty oraz wskazane poniżej:
  • Oświadczenie, czy do wykonywania umowy o udzielanie świadczeń opieki zdrowotnej stanowiącej przedmiot postępowania, będzie wykorzystywana inwestycja, o której mowa w art. 95d ustawy z dnia 27 sierpnia 2004 r. o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych (t.j.: Dz.U. z 2022 r., poz. 2561 ze zm.), zwanej dalej ustawą, której wartość kosztorysowa przekracza 2 mln zł (niezależnie od źródła finansowania tej inwestycji).

Prosimy o przesłanie oświadczenia wskazującego, czy zachodzą okoliczności opisane w art. 95d ww. ustawy odnośnie inwestycji, przy pomocy której ma być wykonywana umowa. Złożone oświadczenie powinno wskazywać, iż w związku z wejściem w życie od 1.01.2021 r. art. 139a ww. ustawy, Oferent (w zakresie objętym ofertą) nie zrealizował inwestycji spełniającej warunki określone w art. 95d ustawy o świadczeniach albo zrealizował inwestycję spełniającą warunki określone w art. 95d ustawy o świadczeniach. Przedmiotowe wezwanie dotyczy inwestycji zrealizowanych po 31 grudnia 2020 r.

W sytuacji wykorzystywania ww. inwestycji do wykonywania umowy o udzielanie świadczeń opieki zdrowotnej stanowiącej przedmiot postępowania - należy dodatkowo przedłożyć pozytywną opinię o celowości inwestycji (OCI), o której mowa w art. 95d ust. 1 ustawy (w przypadku dokumentu podpisanego podpisem elektronicznym prosimy o załączenie wydruku potwierdzającego certyfikat podpisu).

• W przypadku odpowiedzi twierdzącej na pytanie: Świadczeniodawca prowadzi historię choroby lub historię zdrowia i choroby w postaci elektronicznej, w sposób, o którym mowa w przepisach wydanych na podstawie art. 30 ustawy o prawach pacjenta oraz wystawia recepty i skierowania co najmniej przez nanoszenie danych za pomocą wydruku, należy załączyć potwierdzenie od dostawcy oprogramowania, że posiada ono powyższą funkcjonalność oraz że zostało wdrożone w Państwa zakładzie leczniczym, przy czym z dokumentów powinno wynikać, że dotyczy to Oferenta.
• Na koniec, prosimy o umieszczenie 2 kopert (jednej z formularzem ofertowym i nośnikiem elektronicznym oraz drugiej z pozostałymi dokumentami) do jednej dużej koperty oklejonej zał. nr 1 do Zarządzenia Prezesa NFZ nr 18/2017/DSOZ ze zm. jako OZNACZENIE OFERTY/ UZUPEŁNIENIA OFERTY/ WYCOFANIA OFERTY.

Należy pamiętać, że wskazane wytyczne nie wyczerpują wszystkich wymagań wobec Oferentów, które zostały określone w aktach prawnych wskazanych w ogłoszeniu o postępowaniu.

U W A G A !!!

Oferty należy składać do dnia 15 stycznia 2024 r. do godz. 16.00, za pośrednictwem Poczty Polskiej lub osobiście w Małopolskim OW NFZ w Krakowie ul. Józefa 21, 31-056 Kraków.

Ofertę przesłaną drogą pocztową uważa się za złożoną w terminie, jeżeli data jej nadania nie jest późniejsza niż termin składania ofert określony w ogłoszeniu oraz wpłynie ona na adres miejsca składania ofert wskazanego w ogłoszeniu o postępowaniu nie później niż na jeden dzień przed terminem otwarcia ofert.                                                                                                

Małopolski Oddział Wojewódzki NFZ
Dział Kontraktowania Świadczeń POZ i OPD i PRO
Wydział Świadczeń Opieki Zdrowotnej
 (tel. 12 29 88 122, -141, -193, -267)