Dla świadczeniodawcy

Informacje dla składających oferty w postępowaniach konkursowych w rodzaju rehabilitacja lecznicza

Przedstawimy informacje pomocne przy składaniu ofert.

OKREŚLENIA:

FORMULARZ OFERTOWY- rozumie się przez to pisemną, zunifikowaną część oferty zawierającą ofertę rzeczową i cenową wraz z opisem proponowanego potencjału wykonawczego oferenta i odpowiedziami na pytania ankietowe (wydruk z aplikacji NFZ-KO złożony z VIII części: Dane identyfikacyjne Oferenta, Wykaz podwykonawców, Wykaz miejsc udzielania świadczeń, Wykaz personelu, Wykaz zasobów, Szczegóły oferty, Podsumowanie, Ankiety).

OFERTA- rozumie się przez to ofertę w rozumieniu przepisów Kodeksu cywilnego złożoną przez oferenta, zgodnie z przedmiotem postępowania określonym w ogłoszeniu o postępowaniu; oferta składa się z formularza ofertowego (patrz wyżej) wraz z danymi o charakterze informacyjnym dotyczącymi oferenta oraz innych dokumentów wymaganych od oferenta w danym postępowaniu (wszystkie składane oświadczenia, wyjaśnienia i dodatkowe dokumenty).

INFORMACJE PODSTAWOWE:

1. Zapoznaj się z aktami prawnymi wymienionymi w ogłoszeniu o postępowaniu, pamiętając o wszystkich zmianach wskazanych przepisów.
2. Pamiętaj, że dane przedstawione w Ofercie powinny być zgodne ze stanem faktycznym oraz wymaganiami określonymi w aktach prawnych.
3. Zwróć uwagę na techniczną możliwość odczytu treści nośnika elektronicznego przesłanego przez Oferenta jak i jej zgodność (płytki) z wersją papierową, gdyż najczęściej popełniane przez Oferentów to: oferta w wersji elektronicznej zapisana w niepoprawnym formacie, brak zapisanego pliku na nośniku elektronicznym, brak nośnika elektronicznego lub niewłaściwie opisany nośnik elektroniczny.
4. W części dotyczącej zasobów wybierz ze Słownika wszystkie nazwy sprzętu wymienione w rozporządzeniu w sprawie świadczeń gwarantowanych, pamiętając o wskazaniu wymaganych cech dodatkowych sprzętu. Jeżeli w rozporządzeniu jest wskazana nazwa sprzętu w liczbie mnogiej, np. „drabinki rehabilitacyjne, lub inne spełniające takie same funkcje, maty lub materace do kinezyterapii”, bez określenia ilości to wymagane jest wskazanie w Ofercie minimum dwóch sztuk danego zasobu.
5. Udzielając odpowiedzi na pytania w ankiecie pamiętaj by były one zgodne ze stanem faktycznym.

W przypadku pytań dotyczących posiadanego sprzętu i personelu pamiętaj by odpowiedzi znajdowały odzwierciedlenie w formularzu ofertowym (np. w sytuacjach gdy kryterium dodatkowo ocenianym jest posiadanie określonego specjalisty-by był on wykazany w ofercie).

6. Możesz uzupełnić złożoną przez siebie ofertę pod warunkiem, że Oddział Funduszu otrzyma pisemne powiadomienie o uzupełnieniu oferty przed upływem terminu składania ofert. Powiadomienie winno być oznaczone w taki sam sposób jak oferta oraz zawierać dodatkowo wskazanie „UZUPEŁNIENIE OFERTY”.
7. Możesz również wycofać złożoną Ofertę  (przed upływem terminu składania ofert), pod warunkiem, że Oddział Funduszu otrzyma pisemne oświadczenie o wycofaniu oferty. W przypadku wycofania złożonej oferty, przed upływem terminu składania ofert, możesz złożyć nową ofertę (jeżeli nie upłynął jeszcze czas na ich składanie określony w ogłoszeniu).
8. Po upływie terminu składania ofert, oferent jest związany ofertą do czasu rozstrzygnięcia postępowania. Nie pozwala to na dokonywanie zmian czy uzupełnianie zasobów wykazanych w ofercie, nawet w przypadku stwierdzenia pomyłki (np. Oferent posiada wymagany sprzęt, ale nie wykazał go w Ofercie).
9. Oferent, który deklaruje spełnianie warunku podlegającego ocenie, jest obowiązany go spełniać w okresie związania ofertą (na dzień złożenia Oferty) oraz przez cały okres realizacji umowy.
10. Ofertę przesłaną drogą pocztową uważa się za złożoną w terminie, jeżeli data jej nadania nie jest późniejsza niż termin składania ofert określony w ogłoszeniu oraz wpłynie ona na adres miejsca składania ofert wskazanego w ogłoszeniu o postępowaniu nie później niż na jeden dzień przed terminem otwarcia ofert.
10. PRZED SPAKOWANIEM I WYSŁANIEM OFERTY SPRAWDŹ: Czy oferta (każda strona) została podpisana przez osoby uprawnione do reprezentowania oferenta?

WAŻNE: Ofertę stanowi nie tylko formularz ofertowy wydrukowany z udostępnionego zapytania, ale również wszystkie dołączone dokumenty (wymagane załączniki, jak również np. dokumenty potwierdzające kwalifikacje personelu). Każda zapisana strona powinna być podpisana.

12. Czy kolejne strony oferty zostały opatrzone numerem kolejnym?

WAŻNE: Ofertę stanowi nie tylko formularz ofertowy wydrukowany z udostępnionego zapytania, ale również wszystkie dołączone dokumenty.  Zachowaj ciągłość numerowania dokumentów w Ofercie (pierwszy dokument „dodatkowy” po ponumerowaniu formularza ofertowego winien mieć numer kolejny, np. jeżeli formularz ofertowy kończy się np. na stronie 40, to numeracja dołączonych dokumentów powinna rozpoczynać się od numeru 41). Zwróć uwagę na prawidłowość numerowania, sprawdź czy poszczególne numery nie zostały zdublowane lub czy nie pominąłeś którejś strony i nie pozostała ona bez kolejnego numeru.

13. Czy poprawnie została wpisana oferta cenowa?

WAŻNE: cena oczekiwana jednostki rozliczeniowej w ogłoszonych postępowaniach uwzględnia średni wskaźnik związany z odpowiednim zabezpieczeniem środków  przeznaczonych na pokrycie kosztów związanych wyłączeniem z odrębnego finansowania  tzw. „współczynników korygujących podwyżki dla personelu” oraz wytyczne AOTMiT: minimalnej ceny (6 decyl) oraz wzrostu ceny dla danego zakresu świadczeń.

14. Czy oferta zawiera załączniki wymienione w Zarządzeniu Nr 18/2017/DSOZ Prezesa Narodowego Funduszu Zdrowia, tj.:
15. Oświadczenie oferenta o wpisach do rejestrów, ewidencji i posiadanych koncesjach - załącznik nr 2;

WAŻNE: wypełnij  załącznik w częściach dotyczących prowadzonej działalności odpowiednio dla podmiotów leczniczych lub praktyk zawodowych oraz wpisów w KRS lub CEiDG.

Należy również pamiętać, że kryterium wpisu do rejestru Wojewody jest spełnione, jeżeli wpis jest ujawniony w księdze rejestrowej Oferenta. Oferta winna być złożona na miejsce udzielania świadczeń zgodne z rejestrem (należy zwrócić uwagę na poszczególne części kodów resortowych).

16. Kopię umowy spółki cywilnej lub wyciąg z tej umowy zawierający postanowienia o zasadach reprezentacji spółki;

DOTYCZY: Oferentów wykonujących działalność leczniczą w formie spółki cywilnej

17. Kopię polisy lub innego dokumentu potwierdzającego zawarcie przez oferenta umowy ubezpieczenia  odpowiedzialności cywilnej oferenta za szkody wyrządzone w związku z udzielaniem świadczeń w zakresie przedmiotu postępowania na okres obowiązywania umowy;

WAŻNE: dokument powinien obowiązywać przez cały okres obowiązywania umowy, tj. przez okres 5 lat. W sytuacji kiedy składany dokument nie obejmuje całego okresu obowiązywania umowy należy złożyć dodatkowo oświadczenie, że umowa ubezpieczenia odpowiedzialności cywilnej zostanie zawarta na cały okres obowiązywania umowy;

18. Kopie umów zawartych z podwykonawcami wskazanymi w części II formularza ofertowego. Kopie umów (bez postanowień określających finansowanie) powinny zawierać zastrzeżenie o prawie Funduszu do przeprowadzenia kontroli na zasadach określonych w ustawie o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych,

WAŻNE: Wykaz podwykonawców winien zawierać tylko takich podwykonawców, którzy współpracują przy realizacji danego zakresu świadczeń. Daty obowiązywania dołączonych umów oraz zakres na jaki zostały zawarte winny być zgodne z danymi w formularzu ofertowym.

Wykaz podwykonawców w formularzu ofertowym powinien obejmować wszystkie umowy współpracy. Jeżeli jakaś umowa się w nim nie znajdzie, należy dołączyć odrębny wykaz podwykonawców z uwzględnieniem dat obowiązywania umowy i zakresu na jaki została zawarta.

19. Oświadczenie o samodzielnej realizacji umowy;

DOTYCZY: Oferentów, którzy nie wykażą w części II formularza ofertowego żadnych podwykonawców i będą realizować umowę bez udziału podwykonawców

20. Oświadczenie Oferenta zgodne ze wzorem określonym w załączniku nr 3
21. Wzór podpisu i parafy osoby podpisującej formularz ofertowy i ofertę – załącznik nr 6
22. Wniosek w sprawie rachunku bankowego- załącznik nr 7
23. Pełnomocnictwo do składania oświadczeń woli w imieniu Oferenta, w szczególności do złożenia oferty, udzielone przez osobę lub osoby, których prawo do reprezentowania Oferenta wynika z dokumentów przedstawionych wraz z ofertą.

DOTYCZY: przypadków, gdy Oferent jest reprezentowany przez pełnomocnika.

PONADTO DO OFERTY MOŻNA DOŁĄCZYĆ:

1. Zgodę na przekazywanie przez komisję konkursową oświadczeń i zawiadomień za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej, bez zachowania wymogów dotyczących bezpiecznego podpisu elektronicznego w rozumieniu ustawy z dnia 18 września 2001 o podpisie elektronicznym (Dz. U. z 2013 r. poz. 262 oraz z 2014 r. poz. 1662)- Załącznik nr 9

WAŻNE: składane w przypadku, gdy wyrażamy zgodę na doręczanie przez komisję konkursową oświadczeń i zawiadomień za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej. Na bieżąco sprawdzaj skrzynkę pocztową wskazaną w złożonym dokumencie. Każdorazowo po otrzymaniu informacji drogą e-mail potwierdzaj otrzymanie wiadomości. 

2. Oświadczenie oferenta o zastrzeżeniu informacji stanowiących tajemnicę przedsiębiorcy - załącznik nr 8

WAŻNE: Niedopuszczalne jest zastrzeżenie całej oferty!

Oświadczenie o zastrzeżeniu całej oferty jest nieskuteczne. Pozostawienie niezastrzeżonej wyłącznie części, której w Ofercie i tak nie ma, np. wykaz pojazdów również powoduje nieważność dokumentu.

Termin złożenia lub modyfikacji oświadczenia upływa w dniu poprzedzającym dzień ogłoszenia o rozstrzygnięciu postępowania.

WAŻNE: Ponadto zwracamy uwagę na podawanie aktualnych danych kontaktowych (w ofercie podaj taki numer telefonu, który umożliwi możliwie najszybszy i najskuteczniejszy kontakt z Oferentem).

DODATKOWO NA ETAPIE PRZYGOTOWANIA OFERTY NALEŻY ZEBRAĆ I DOŁĄCZYĆ¹:

1. Wszelkie informacje na temat cech dodatkowych sprzętu, jeżeli nie były one dostępne w Słowniku zasobów;
2. Posiadane Certyfikaty ISO w przypadku, gdy w Ankiecie zadeklarowane zostało ich posiadanie. Certyfikat winien obowiązywać w całym okresie obowiązywania umowy, tj. przez 5 lat.  W przypadku, gdy przedstawiony Certyfikat obowiązuje w okresie krótszym należy dołączyć dodatkowo Oświadczenie, zawierające zobowiązanie się do posiadania Certyfikatu wydanego w tożsamym zakresie przez cały okres obowiązywania umowy.
3. Kryterium posiadania certyfikatu systemu zarządzania, zwanego dalej „certyfikatem”, jest spełnione, jeżeli:

1) certyfikat ma zastosowanie w przedmiocie postępowania, na który złożono ofertę;

2) certyfikat obejmuje miejsce udzielania świadczeń wskazane w ofercie;

3) certyfikat jest wydany przez jednostkę certyfikującą systemy zarządzania posiadającą akredytację udzieloną przez Polskie Centrum Akredytacji lub przez jednostkę akredytującą będącą sygnatariuszem porozumienia o wzajemnym uznawaniu „EA Multilateral Agreement” i jest opatrzony symbolem akredytacji jednostki akredytującej;

4) certyfikat jest wydany w zakresie systemów zarządzania: ISO 9001, ISO/IEC 27001, ISO 17025 lub 15189 - zgodnie z ich przyporządkowaniem do poszczególnych zakresów świadczeń wynikającym z załączników do rozporządzenia;

5) akredytacja, o której mowa w pkt 3, obejmuje certyfikację systemów zarządzania wymienionych w pkt 4 oraz jest wydana w zakresie usług medycznych (branża „Zdrowie i opieka społeczna” zgodnie z kodem 38 EA, w przypadku: ISO 9001, ISO 14001, PN-N 18001 lub OHSAS 18001).

BRAK WSKAZANYCH DOKUMENTÓW WYDŁUŻY PROCES WERYFIKACJI OFERTY, PONIEWAŻ, OFERENT ZOSTANIE O NIE DODATKOWO POPROSZONY PRZEZ KOMISJĘ KONKURSOWĄ

UWAGA:

1. Kopie wszystkich dokumentów winny być poświadczone za zgodność z oryginałem przez osoby uprawnione do reprezentowania oferenta;
2. Oferent, który deklaruje spełnianie warunku podlegającego ocenie, jest obowiązany go spełniać w okresie związania ofertą oraz przez cały okres realizacji umowy (postępowania ogłoszone na okres 5 lat);
3. Oferent, który zadeklarował spełnianie określonego warunku podlegającego ocenie (warunki dodatkowo oceniane), jest obowiązany go spełniać dodatkowo ponad warunki realizacji świadczeń określone w rozporządzeniu w sprawie świadczeń gwarantowanych;
4. Każdy Oferent ma prawo przygotowania dodatkowych oświadczeń, wyjaśnień, itd. w formie pisemnej i dołączenia ich na etapie składania oferty.

Należy pamiętać, że powyższe informacje nie wyczerpują wszystkich wymagań wobec Oferentów, które zostały określone w aktach prawnych wskazanych w ogłoszeniu o postępowaniu. Stanowią jedynie pomocniczy materiał informacyjny.

Wydziała Świadczeń Opieki Zdrowotnej
Małopolski Oddział Wojewódzki
Narodowego Funduszu Zdrowia w Krakowie